導入事例:株式会社エムエム総研

資料や社内のナレッジの一元管理で生産性向上を実現!

株式会社エムエム総研は、1989年の創業以来、BtoBマーケティング支援のパイオニアとして多くの企業を支援してきました。

その中でインサイドセールスチームは、顧客への資料の送付、管理の面で課題を抱えていました。

それがSales Docの導入によってどう変わったか、同社ビジネストランスフォーメーションDiv. デマンドセンターの小嶋佑奈氏にお話をうかがいました。

株式会社エムエム総研
株式会社エムエム総研

株式会社エムエム総研

事業内容 BtoBマーケティング支援事業、人材派遣事業、有料職業紹介事業
従業員規模 167名(2019年2月現在)
閲覧分析
資料の閲覧状況に合わせ
タイミングを逃さずコール
資料管理
あらゆる資料を一元管理し
部門横断的に共有・活用
バージョン管理
資料管理の工数を削減し
生産性の高い業務に注力

インサイドセールス最大の“課題”とは?

―Sales Docを導入する前、営業・マーケティング活動においてどんな課題を抱えていましたか?

小嶋氏:営業資料をお送りしたお客様の閲覧状況や興味関心がわからないことです。これはインサイドセールスチームにとって大きな課題でした。

弊社は、さまざまなサービスを取り扱っているということもあって、よくある“数撃てば当たる戦法”はやめて、「大事なお客様に対し、本当に望んでいる情報を提供する」という活動コンセプトをなにより大切にしてきました。もちろんその上で、資料の送付は非常に重要な施策です。Webコンテンツだとどうしても汎用的な内容になりがちなので、それぞれのお客様に最適なドキュメントファイルを作成し、それをお送りする必要があるわけです。

ところが、ドキュメントファイルというのは通常、Webコンテンツのようにマーケティングオートメーションツールで閲覧状況などをトラッキングできません。お客様にお送りしても、どの部分に興味を持っていただけたかがわからない。そもそも資料を読んでいただけたかどうかさえわからない。そこが大問題だとずっと思っていました。

―そうした課題がある中で、Sales Docを導入した経緯は?

小嶋氏:Web検索で偶然見つけて、まさに私たちの課題を解決できそうだ、おもしろそうだと思ったのがきっかけでした。私たちインサイドセールスチームは、ビジネスとしてBtoBマーケティング支援を行っている関係で、お客様のビジネスで活用できそうなツールを見つけると、まずは自分たちで積極的に使ってみる、挑戦してみることにしています。そのように、もともとチーム全体として新しいツールに対する拒否感がないので、Sales Docについてもとりあえず導入して使ってみたわけです。

実際、導入作業で難しいと感じるところはまったくなく、誰にでも簡単に使えると感じましたし、トライアルから始められるというのもハードルが低くてよかったですね。

資料管理の手間を省き、生産性向上へ

―具体的にどんな場面でSales Docを活用していますか?

小嶋氏:Sales Doc内にお客様のフェーズやサービスの種類ごとにフォルダを作り、そこに資料をどんどんアップロードします。お客様に資料を送る際には、そのつど顧客情報を登録してURLを発行して送付するという、基本的な使い方ですね。

以前は、数多くの資料が社内サーバのいろいろなフォルダに散在していて、どの資料がどこにあるのか、最新版はどれなのか、ということが全然わからない状態でした。加えて、営業担当者がそれぞれのお客様に対して個別に作る資料もあり、当然それらは各担当者の個人フォルダに入っていて、共有されることもなく埋もれていましたが、Sales Docによって、そういうさまざまな資料を社内の知見として一元管理できるようになり、本当に効率的になりました。

課題

また、メリットを強く実感しているのが、資料のバージョン管理機能です。

資料というのは、たとえば従業員数が増減した、サービス内容が若干変わったなどのちょっとした変更でも、随時バージョンを更新しないと、お客様に誤った情報をお伝えすることになってしまいます。「お客様が本当に望んでいる情報を提供する」という活動コンセプトからいっても、資料管理には気を遣わなくてはならないわけですが、そこにすごく時間を取られていて、そもそも資料の最新版がどれなのかさえすぐにはわからないような状態でした。Sales Docを活用することで、資料のアップロード漏れや、最新版がわからないといったことがなくなり、資料管理でカットできた時間を、より生産性の高い他の業務に回せるようになりました。数か月前に資料をお送りしたお客様でも、常に最新の情報を見られますし、社内で最新版の資料を共有・回覧するのも本当に楽になりました。

従業員の働き方や意識も大きく変化

―Sales Doc導入後、営業・マーケティングの仕方にどんな変化がありましたか?

小嶋氏:大きく変わったのは、資料の閲覧状況を把握できるようになったことで、お客様の“温度感”がわかるようになり、ある程度優先順位をつけて確度の高い方からアプローチしたり、興味関心に沿ってお話ししたりできるようになったことです。「電話での感触はさほどよくなかったけれども、何度も資料を読んでいるのだから、実は温度感の高いお客様だな」とか、そういうことがわかるようになった結果、コールして結局なにも得られなかった、というケースは格段に減ってきています。

小嶋氏

―働き方や仕事に対する意識そのものも変わってきていますか?

小嶋氏:そうですね。以前は、「たぶん資料を読んでいただいていないだろうな」という暗い気持ちでコールしなくてはならないのがやはり苦痛でしたし、求めていないお客様に無理にアプローチしたくないという思いもありました。資料の閲覧状況が可視化されたことによって、そういうモヤッとした部分が払拭され、お客様とコミュニケーションを取りやすくなりました。そういう働き方・意識改革という部分でも、Sales Docは大きく貢献してくれています。

カスタマーサクセスのツールとしても

―今後、Sales Docを活用してどのような展開を考えていますか?

小嶋氏:資料の閲覧状況から、どんなページがお客様に好まれているかを分析して、コンテンツに反映させていきたいと考えています。加えて、たとえばカスタマーサクセスにおいて、現状ではメールベースでやり取りしている月次のレポートを資料という形でSales Docで共有するなど、インサイドセールス以外での活用も検討しています。

―ありがとうございました!

Sales Docのお気に入りポイント
資料管理が格段に効率化された点ですね。迷うことなく最新版の資料を送付できるようになり、とても助かっています。
導入検討中の企業様へひと言
資料というのは、お客様のためを思えば思うほど、種類やバージョンが増えていくもの。それらを社内で簡単に共有したい、お客様に最適な資料を送れる体制を整えたいという企業様は、絶対にSales Docを導入したほうがいいと思います。